onbodi Der digitale Personalfragebogen für Steuerkanzleien Demo vereinbaren

Sicherheit und Datenschutz

Ein Personalfragebogen enthält die sensibelsten Daten eines Arbeitsverhältnisses. So geht onbodi damit um.

Wo die Daten liegen

Die Anwendung unter app.onbodi.com und alle Angaben, Nachweise und Sicherungskopien liegen auf Servern in Deutschland. Im Datenfluss gibt es keine Dienste außerhalb der EU.

Diese Website (onbodi.com) wird getrennt davon über Cloudflare ausgeliefert. Sie enthält keine Formulare und keine Daten von Kanzleien, Mandanten oder Mitarbeitenden.

Verschlüsselung

  • Jede Verbindung ist verschlüsselt (HTTPS).
  • Steuer-ID, SV-Nummer, IBAN sowie Angaben zu Aufenthaltstitel und Schwerbehinderung werden zusätzlich einzeln verschlüsselt gespeichert.
  • Hochgeladene Nachweise werden verschlüsselt abgelegt und nur über kurzlebige Links ausgeliefert, nachdem geprüft wurde, wer sie sehen darf.
  • Sicherungskopien entstehen jede Nacht, verschlüsselt, und werden nach 14 Tagen gelöscht.

Wer was sieht

  • Ihre Kanzlei sieht ihre eigenen Mandanten, sonst nichts. Jede Abfrage ist auf eine Kanzlei beschränkt.
  • Ein Arbeitgeber sieht nur die Mitarbeitenden seines eigenen Unternehmens.
  • Mitarbeitende sehen nur ihren eigenen Fragebogen. Nach dem Absenden zeigt ihr Link nur noch den Stand, nicht mehr die Angaben.

Anmeldung

  • Kanzlei und Arbeitgeber melden sich mit einem Link per E-Mail an, ohne Passwort, das gestohlen werden könnte.
  • Für alle in der Kanzlei ist eine Zwei-Faktor-Anmeldung mit einer Authenticator-App Pflicht.
  • Eine Sitzung endet spätestens nach 12 Stunden.
  • Mitarbeitende bekommen einen eigenen, zufälligen Link. Gespeichert wird nur ein Fingerabdruck davon, nicht der Link selbst. Er gilt 30 Tage und wird ungültig, sobald ein neuer erstellt wird.

Protokoll

Jeder Blick auf die vollständigen Angaben einer Person, jede Freigabe, jede Rückgabe und jeder Export wird mit Zeitpunkt und Person festgehalten. Ihre Kanzlei sieht das Protokoll unter Einstellungen.

E-Mails

E-Mails von onbodi enthalten einen Link und die Namen der beteiligten Firmen, nie Angaben einer Person. In Protokollen und Fehlerberichten stehen nur technische Kennungen.

Löschen und Kündigen

  • Ihre Kanzlei kann Personen jederzeit löschen, mit allen Angaben und Nachweisen.
  • Nach einer Kündigung können Sie 90 Tage lang alles ansehen und vollständig exportieren. Danach werden alle Daten Ihrer Kanzlei gelöscht; Sicherungskopien laufen 14 Tage später aus.

Auftragsverarbeitung

onbodi verarbeitet die Angaben im Auftrag Ihrer Kanzlei. Dafür schließen wir mit jeder Kanzlei einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Die eingesetzten Dienstleister für Hosting und E-Mail-Versand sitzen in der EU und sind darin aufgeführt.

Fragen

Schreiben Sie uns an kontakt@onbodi.com.